Las funciones del personal de Registro I

Hoy he tenido una situación muy controvertida en el Registro General del Campus de Móstoles. He ido a presentar un recurso de reposición dirigido a una profesora, y me dice el funcionario de Registro, y después la Jefa de Servicio, que un profesor no es un órgano y que no puede registrar el escrito.

Ya me ocurrió hace no mucho que otra funcionaria de Registro, esta vez del Campus de Vicálvaro, se negaba a cotejar documentación alegando que eran fotocopias, y que no podía distinguir cuál es el original.

Continuamente, como estudiantes, tenemos la necesidad o la obligación de presentar escritos en Registro, y los funcionarios del mismo, tienen la malsana costumbre de meterse en todo, decir cómo tenemos que hacer las cosas, qué podemos y qué no podemos presentar, y una infinidad de aberraciones administrativas que, por prudencia, deberían evitar.

Evidentemente, las dos situaciones antes descritas están denunciadas ante la Inspección de Servicios, y sobre la más antigua ya ha habido un pronunciamiento por su parte dando la razón al que os escribe en cuanto al cotejo de documentación.

Para empezar hay que aclarar que Registro no es Secretaría de Alumnos. Continuamente me encuentro con estudiantes que confunden ambos órganos, pero las funciones son totalmente distintas. Hoy me centraré en la función de los Registros y cuando tenga ganas, me centraré en la de la Secretaría de Alumnos.

El Registro de cualquier Administración Pública es el órgano encargado del asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia -art. 38.1 LRJPAC-. ¿Esto qué quiere decir? Básicamente, que es el órgano encargado de las comunicaciones entre miembros de la Comunidad Universitaria (o administrados en general, de manera menos frecuente), y la propia Universidad, y viceversa. Es decir, es algo así como la oficina de Correos que se hace cargo de las comunicaciones que emita o reciba cualquier órgano o miembro de la Universidad en el ámbito de actuación de esta.

Dicho esto, ¿os imagináis que vais a enviar la carta a Papá Noel y en Correos os dicen que no pueden enviarla a Laponia porque no está censado Santa Claus? Pues algo así es lo que ocurre cuando la funcionaria del Registro te dice que no puede registrar un escrito dirigido a un profesor por que no figura en el árbol administrativo como órgano. Un sinsentido…

Lo primero que debes hacer, seas PAS, PDI o estudiante, es conocer el artículo 35 de la Ley de Procedimiento. No sé cómo la gente puede caminar sin ahogarse en  España sin conocer ese artículo. Es, como os habréis podido imaginar, el de los derechos de los administrados. Ese artículo, para cualquier ciudadano, debe ser como las tablas de multiplicar, como el abecedario… No puedes exigir que se respeten tus derechos si no se tiene el mínimo respeto a uno mismo para saber cuales son.

Una vez aprendido el artículo 35, cuando entremos en el edificio de Gestión con total determinación de registrar lo que sea, debemos parar un momento y consultar el artículo 38. Correcto, Registros.

Este artículo tiene 8 puntos, que a continuación procedo a explicar:

1. Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. Este punto viene a decir que el Registro es exclusivamente donde se tramitan las comunicaciones que afectan a la Universidad (en este caso), bien sea de la Universidad a uno de sus miembros, de uno de sus miembros a la Universidad, o entre los propios miembros de la Universidad en caso de tener una relación de especial sujeción con la misma (bien sea por vinculación laboral, como un Profesor o un secretario administrativo, o bien por vinculación administrativa, como servidor, que es Presidente de un órgano colegiado de la Universidad).

2. Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Este primer párrafo es el que explica que el Registro de Móstoles tenga un cartel en la entrada que pone REGISTRO GENERAL, y el resto de Campus tengan su propio Registro que, si os habéis fijado en algún documento de procesos electorales que hemos vivido recientemente, habréis podido observar que son auxiliares. Quiere decir, básicamente, que en cualquier unidad administrativa (aplicado en este caso a los distintos Campus) puedes registrar un escrito, pero que en cualquier caso, ese registro se efectuará, además, en el Registro de Móstoles.

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida. Este párrafo es el que explica que cuando os llega una carta de la Universidad tenga ese sello extraño con la fecha, la hora, el minuto y el segundo. En efecto, tiene que constar, ya que es la manera de probar en todo momento el cumplimiento de plazos de los procedimientos.

Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas. He de decir que el trámite de Registro consta de tres partes, una es en la que te sellan la copia, otra en la que se anotan los datos del escrito (dirigido a, resumen, remitente…), y la tercera es el registro propiamente dicho (es decir, cuando le ponen el sello raro que comentaba antes). Una vez que se ha registrado, como señala la norma, se ha de cursar inmediatamente. ¿Esto qué quiere decir? Hombre, pues no es que tengan al Correcaminos de aquí para allá continuamente entre los distintos Campus echándose una carrera cada vez que alguien presenta un escrito, pero sí deben disponer en cada turno un transporte de documentación que proceda al reparto de las instancias por los distintos Campus, recibiéndolos el miembro del PAS encargado de repartir las comunicaciones en cada Campus, con lo que no debería demorarse más de un día desde que presentas un escrito hasta que el órgano o la unidad administrativa de la Universidad lo recibe. Cosa distinta es que se trate de una salida y entonces entre en juego el factor Servicio de Correos y Telégrafos, en cuyo caso, evidentemente, la comunicación se ve demorada.

3. Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático. Esto quiere decir que debe haber un registro informático de todo lo registrado, tal como indica la Disposición Adicional 2ª de la Ley de Procedimiento, en función del grado de desarrollo de los medios técnicos de que dispongan.

El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.  Esto es lo que comentaba antes sobre el segundo paso del trámite, en el que rellenan los datos del escrito.

Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo. Simplemente, que el registro informático recogerá los asentamientos que se realicen tanto en el Registro General como en los Registros auxiliares, lo cual redunda en lo expresado en el punto 2.

(Continuará…)

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